Buku Tamu Digital QR Code untuk Pernikahan: Cara Kerja, Persiapan, dan Biaya

Meja penerima tamu adalah titik antre pertama di hari H. Buku tamu kertas membuat tamu menunggu giliran menulis nama, dan setelah acara kamu tidak tahu pasti siapa saja yang datang. Buku tamu digital dengan QR code menggantinya dengan satu pindaian. Begini cara kerjanya dan apa saja yang perlu disiapkan.

Apa itu buku tamu digital QR code?

Buku tamu digital adalah daftar hadir yang dicatat lewat HP atau tablet, bukan di buku. Versi QR code memberi setiap tamu kode unik. Kode itu dipindai di pintu masuk, lalu nama, jam datang, dan jumlah orang tercatat sendiri. QR code sendiri adalah format kode dua dimensi yang distandarkan secara internasional, jadi bisa dibaca kamera HP pada umumnya.

Bagaimana cara kerjanya di hari H?

1. Sebelum acara: setiap tamu menerima undangan digital lewat link pribadinya. Di dalam undangan itu ada QR kehadiran miliknya.
2. Di pintu masuk: tamu menunjukkan QR dari HP. Penerima tamu memindainya.
3. Tercatat: nama tamu dan jumlah rombongan masuk ke daftar hadir. Penerima tamu bisa menyesuaikan jumlah orang bila berbeda dari RSVP.
4. Setelah acara: kamu mengunduh daftar hadir lengkap dengan jam datang.

Ceklis memilih buku tamu digital

Apa yang perlu disiapkan sebelum hari H?

• Undangan sudah terkirim lewat link pribadi. Tanpa link pribadi, tamu tidak punya QR sendiri.
• Penerima tamu dan HP-nya. Tunjuk dua orang, pastikan baterai penuh, siapkan power bank.
• Buka halaman penerima tamu sekali saat ada sinyal. Mode offline umumnya butuh halaman dimuat dulu sebelum sinyal hilang.
• Uji coba H-1. Pindai QR dua atau tiga tamu dari keluarga sendiri, lalu batalkan check-in-nya.
• Ingatkan tamu di teks undangan bahwa QR ada di dalam undangan dan cukup ditunjukkan di pintu masuk.

Bagaimana dengan tamu lanjut usia?

Siapkan jalur cadangan. Penerima tamu bisa mencari nama tamu secara manual tanpa memindai apa pun. Untuk acara dengan banyak tamu sepuh, letakkan satu penerima tamu khusus untuk pencarian nama, agar antrean pindai tetap lancar.

Berapa biaya buku tamu digital?

Biayanya bergantung pada siapa yang menjalankan. Ada tiga pola umum:

• Jasa dengan petugas dan tablet di venue. Paling mahal karena kamu membayar orang dan alat.
• Fitur di paket atas undangan digital. QR check-in ikut di paket yang lebih mahal.
• Add-on per undangan. Kamu membeli QR check-in hanya untuk acaramu, lalu penerima tamu dari keluarga sendiri yang menjalankannya.

Kisaran harga dan isi paket dari puluhan layanan, lengkap dengan sumbernya, ada di halaman perbandingan undangan digital.

Buku Tamu di WithYou

Buku Tamu adalah add-on per undangan di WithYou. Setiap tamu mendapat QR di link pribadinya, penerima tamu memindai dengan kamera HP biasa lewat satu link yang bisa kamu cabut kapan saja, dan check-in tetap jalan saat sinyal hilang lalu tersinkron sendiri. Tamu tanpa undangan bisa dicatat sebagai tamu lain, dan daftar hadir bisa diunduh ke Excel. Harga terbarunya ada di halaman harga. Kalau tamunya belum dikirimi undangan, mulai dari panduan undangan digital dengan nama tamu.