Cara Membuat Undangan Digital dengan Nama Tamu dan Mengirimnya Lewat WhatsApp

Undangan yang menyebut nama tamu terasa jauh lebih sopan daripada "Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i". Kabar baiknya, kamu tidak perlu mengetik nama satu per satu ke dalam link. Ini langkah membuat undangan digital dengan nama tamu, dari daftar tamu sampai pesan WhatsApp terkirim.

1. Siapkan daftar tamu dan nomor WhatsApp

Mulai dari satu daftar dengan dua kolom wajib: nama dan nomor WhatsApp. Tambahkan kolom ketiga untuk kelompok (keluarga, kantor, teman) bila acaramu punya lebih dari satu sesi. Tips menulis nama:

• Tulis nama seperti yang ingin dibaca tamu: "Bapak Andi Pratama", "Dimas & Ayu", "Keluarga Bu Rina".
• Satu baris untuk satu undangan. Pasangan suami istri cukup satu baris.
• Nomor dengan awalan 08 atau +62 sama-sama bisa dipakai di layanan yang memeriksa format nomor.

Belum tahu berapa orang yang mau diundang? Baca dulu cara menghitung jumlah tamu undangan nikah.

2. Impor tamu ke undangan

Ketik manual hanya cocok untuk belasan tamu. Untuk ratusan tamu, pakai impor. Sumber yang umum didukung:

• Excel atau CSV, biasanya ada template kolom yang bisa diunduh.
• Google Sheets, praktis kalau daftar tamu diisi bersama keluarga.
• Kontak HP, langsung pilih dari kontak tanpa menyalin nomor.
• Tempel teks dari catatan atau chat.

Pilih layanan yang mencegah tamu dobel saat impor diulang, dan menampilkan baris bermasalah (nomor salah, nama kosong) sebelum disimpan.

3. Pastikan tiap tamu dapat link pribadi

Setelah impor, setiap tamu harus mendapat link sendiri yang menyapa namanya di sampul undangan. Ini berbeda dengan menambahkan nama di ujung link yang sama: link pribadi mencatat siapa yang sudah membuka undangan, dan bisa dikunci agar tidak terbuka di tangan orang lain. Penjelasan soal kunci ada di artikel undangan digital yang tidak bisa disebar.

4. Tulis teks undangan dengan variabel

Teks undangan adalah pesan yang menyertai link di WhatsApp. Tulis satu kali dengan variabel, lalu layanan mengisinya untuk tiap tamu. Contoh:

Assalamualaikum {nama}, dengan penuh syukur kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i ke pernikahan {mempelai} pada {tanggal}. Undangan lengkap dan RSVP ada di link berikut: {link}. Terima kasih.

Ingin nada lain, lebih santai atau lebih formal? Ambil contohnya di kumpulan kata-kata undangan nikah.

5. Kirim lewat WhatsApp satu per satu

Kirim massal lewat aplikasi pihak ketiga memang cepat, tapi berisiko nomormu ditandai spam oleh WhatsApp. Cara yang aman adalah antrean kirim: satu ketukan membuka WhatsApp dengan pesan untuk tamu berikutnya, kamu menekan kirim, lalu tamu itu otomatis ditandai terkirim. Untuk 300 tamu, sisihkan satu sampai dua sore dan bagi tugas dengan pasangan.

6. Pantau siapa yang sudah membuka

Link pribadi memberi tiga status: belum dikirim, terkirim, dan dibuka. Tamu yang sudah terkirim tapi belum membuka setelah beberapa hari bisa kamu sapa ulang secara pribadi, tanpa mengirim ulang ke semua orang.

Membuat undangan dengan nama tamu di WithYou

Di WithYou, langkah 2 sampai 6 ada di menu Tamu: impor dari Excel, Google Sheets, kontak HP, atau tempel teks; link pribadi terbentuk otomatis; teks undangan memakai variabel {nama}, {mempelai}, {tanggal}, dan {link}; lalu kirim beruntun lewat WhatsApp. Mulai dengan membuat akun, atau lihat dulu urutannya di halaman cara pakai.