RSVP Undangan Digital: Fitur yang Wajib Ada agar Hitungan Tamu Akurat

RSVP (dari bahasa Prancis répondez s'il vous plaît, "mohon dibalas") adalah konfirmasi kehadiran tamu. Di undangan cetak, RSVP sering berakhir sebagai nomor telepon yang jarang dihubungi. Di undangan digital, RSVP bisa jadi angka yang benar-benar dipakai katering, asal fiturnya tepat. Ini yang perlu kamu cek sebelum memilih layanan.

Kenapa RSVP di undangan digital sering tidak akurat?

Penyebabnya hampir selalu sama: RSVP dibuat sebagai formulir terbuka. Siapa saja bisa mengisi, mengetik nama bebas, dan menulis jumlah rombongan berapa pun. Hasilnya nama dobel, "Budi" dan "Pak Budi" tercatat sebagai dua tamu, dan satu tamu menulis rombongan 8 orang padahal kamu mengundang berdua. Angka seperti ini tidak bisa diteruskan ke katering.

7 fitur RSVP yang wajib ada

1. RSVP terikat ke tamu. Tamu mengisi dari link pribadinya, jadi jawabannya langsung tercatat atas nama tamu itu, bukan nama yang diketik bebas.
2. Batas jumlah rombongan. Kamu menentukan maksimal orang per undangan, sehingga tidak ada rombongan yang membengkak.
3. Batas waktu RSVP. Setelah tanggal tertentu RSVP ditutup, jadi kamu punya angka final tepat waktu untuk katering.
4. Bisa diubah tamu sebelum batas waktu. Rencana tamu bisa berubah. Lebih baik ia memperbarui jawabannya daripada mengirim RSVP kedua.
5. Pilihan menu (opsional). Untuk resepsi di restoran atau hotel dengan menu pilihan, tamu yang hadir sekalian memilih makanan.
6. Rekap yang bisa diunduh. Jumlah hadir, jumlah orang, dan rekap menu dalam satu file yang bisa kamu teruskan ke katering atau WO.
7. Pengaman spam. Batas kirim per tamu supaya RSVP dan ucapan tidak dibanjiri isian iseng.

RSVP terbuka atau RSVP per tamu?

Kapan batas waktu RSVP sebaiknya ditutup?

Ikuti tenggat katering, bukan perasaan. Banyak katering meminta angka final beberapa hari sampai satu minggu sebelum acara. Tutup RSVP sedikit lebih awal dari tenggat itu, supaya kamu masih punya waktu menghubungi tamu yang belum menjawab. Kalau undangan baru disebar, baca juga kapan sebaiknya menyebar undangan nikah.

Bagaimana mengubah RSVP jadi angka katering?

Jumlahkan orang dari tamu yang menjawab hadir, lalu tambahkan cadangan untuk tamu yang belum menjawab berdasarkan perkiraanmu sendiri. Jangan langsung menganggap semua yang belum menjawab akan datang. Panduan lengkapnya ada di artikel menghitung jumlah tamu undangan nikah.

RSVP di WithYou

Di WithYou, RSVP terisi dari link pribadi tiap tamu. Kamu mengatur batas jumlah orang, batas waktu RSVP, dan pilihan menu bila perlu. Hasilnya tampil di dashboard (hadir, tidak hadir, belum menjawab) dan rekap menunya bisa diunduh untuk katering. Lihat rinciannya di halaman fitur WithYou, atau coba sendiri sebagai tamu lewat contoh undangan.